Digitalização do acervo acadêmico na PUCRS

 
 
 

O DESAFIO

A tradicional instituição de ensino superior do Sul do país PUCRS tinha como desafio migrar o acervo de documentos dos seus alunos para o meio digital, principalmente por conta do alto custo em gerenciar papel e do risco envolvido em perda de informações. Esse objetivo foi priorizado a partir das novas exigências do MEC sobre acervo acadêmico digital, conforme pautam a Portaria  nº 9.235 e o Decreto nº 315.

 

A SOLUÇÃO

O projeto de digitalização do acervo acadêmico estava sendo estudado pela Instituição gaúcha pelo menos há 10 anos, então mesmo sendo um projeto complexo, seu escopo estava bem detalhado, o que facilitou a busca por uma solução. Nesse sentido, além de atender aos critérios legais do MEC e aos requisitos técnicos da Instituição, o Orquestra ECM foi escolhido por conta de dois motivos decisivos:           

                
  1. A solução foi considerada muito fácil de usar;
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  3. A integração com sistemas acadêmicos ocorria de forma descomplicada.
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  5. Iniciou-se, então, o projeto de digitalização do acervo acadêmico, tanto das matrículas ativas (documentos do dia a dia) quanto do histórico (diplomanos, matrículas trancadas, transferências, etc).
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OS RESULTADOS

A primeira fase do projeto começou pela digitalização dos documentos de alunos com matrículas ativas, o que representa mais de 3 milhões de folhas digitalizadas. Isso representa uma economia na manutenção do arquivo físico, que gerava custos no armazenamento em terceiros ou por ocuparem áreas nobres da Instituição.

Quando se trata em gestão de mudanças, um desafio esperado é a resistência dos usuários internos em mudar suas rotinas de trabalho. Não foi diferente no projeto da PUCRS. Contudo, o fato de a ferramenta ter sido considerada fácil de usar ajudou a superar essa barreira.

o fato de a ferramenta ser amigável e integrar facilmente com os sistemas acadêmicos foi decisivo, principalmente para superar o grande desafio que é parar de gerar papel, pois papel gera custo(...). A digitalização é um caminho sem volta!

Bárbara Silva
Secretaria Acadêmica
PUCRS

A integração com o sistema acadêmico da Instituição proporcionou unificação das informações dos alunos entre diferentes áreas. Agora, é possível filtrar pela matrícula e encontrar rapidamente informações e documentos que antes, em alguns casos, eram solicitados mais de uma vez aos alunos por conta da descentralização das informações. Na prática, o aluno ganha mais agilidade nas suas solicitações.

Embora o projeto ainda esteja em andamento, o imperativo percebido pela PUCRS foi de que a digitalização é um caminho sem volta, isto é, é preciso parar de gerar papel quando for possível - tanto pela melhor alocação de recursos quanto pela promoção de melhores experiências a alunos e funcionários. Essa mentalidade só reforça seu compromisso amplamente conhecido com a inovação.

 

SOBRE A PUC-RS

A Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul - PUCRS é uma das mais respeitadas Instituição de Ensino Superior do país, sendo eleita a melhor universidade privada do Sul do país segundo avaliação do Índice Geral de Cursos (IGC) divulgada pelo Ministério da Educação. Possui cerca de 28 mil alunos e já diplomou 168 mil nos seus 70 anos de história (dados atualizados em janeiro de 2019, para mais informações, consulte: https://www.pucrs.br/).