Case: independência na automatização de processos

O DESAFIO

Criada em 2009, na Diretoria de Gestão Estratégica – DGE, a AGEPRO – Assessoria de Gestão por Processos, responsável pela modelagem, automatização, documentação e gestão dos processos do Sistema FIEMS, atende as diferentes Entidades e unidades distribuídas em todo o estado do Mato Grosso do Sul. Devido ao alto grau de maturidade e avançado conhecimento técnico na metodologia BPM adquirido pela equipe da área, em 2015, identificou a necessidade de buscar uma nova ferramenta de BPMS, que permitisse ao Sistema FIEMS, ter independência e total acesso na automatização dos processos

A SOLUÇÃO

A escolha do Orquestra BPMS se deu por diferentes fatores, dentre eles, a capacidade de integração com sistemas legados, possibilidade de independência no uso completo da ferramenta nas construções dos processos, dinamicidade na criação de documentos eletrônicos, permitir criar regras de negócio de maneira amigável e facilidade na implementação de soluções customizadas.

OS RESULTADOS

Cerca de 3 meses após a implementação, o Sistema FIEMS já possui 12 processos modelados e automatizados no Orquestra, dos mais simples aos de mais alta complexidade. Atualmente, são geradas cerca de 100 instâncias diárias e nesses meses de operação o Orquestra já totaliza mais de 4 mil instâncias registradas no sistema. A aceitação pelos usuários foi excelente, em virtude da sua interface amigável e intuitiva, facilidade de uso e rapidez. O Sistema FIEMS conta com a utilização de um software ERP, onde são realizados os processos críticos, relacionados às áreas de apoio, como financeiro, contabilidade, patrimônio e compras. Para as próximas etapas do projeto de automatização, o Orquestra BPMS passará a sombrear as atividades de alto valor agregado realizadas nos processos críticos do ERP, as quais serão constantemente monitoradas, possibilitando decisões gerenciais e operacionais embasadas por indicadores e informações em tempo real.

SOBRE O SISTEMA FIEMS

O Sistema FIEMS é formado por quatro unidades de negócio e ações de atendimento ao setor industrial do Mato Grosso do Sul: a própria FIEMS (Federação das Indústrias do Estado de Mato Grosso do Sul), o SESI (Serviço Social da Indústria), o SENAI (Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial) e o IEL (Instituto Euvaldo Lodi). Tem como objetivo promover e fortalecer a indústria estadual, por meio de atividades diversas como serviços técnicos e tecnológicos, educação básica e profissional, lazer, esporte, cultura, estágio e capacitação empresarial.